Implantando Gestão do Conhecimento

Nós implementamos a Gestão do Conhecimento em nossa empresa e, constantemente, recebo muitas dúvidas a respeito. Por que fizemos, qual custo, quais ferramentas e quais vantagens são as dúvidas mais frequentes.

A verdade é que começamos com um propósito específico: Melhorar e facilitar a capacitação de nossos colaboradores, mas não imaginávamos que teríamos tantas vantagens na adoção da Gestão do Conhecimento dentro de nossa empresa.

Nos artigos anteriores, compartilhei um pouco sobre as mudanças positivas realizadas na empresa após a implementação da Gestão de Processos e do Business Intelligence. Uma delas foi a estruturação natural de um time de alta performance, pois, com processos bem definidos e métricas, só fica na empresa quem realmente tem vontade de crescer e mostrar resultados. Porém, essa estruturação nos mostrou uma fragilidade: A capacitação de novos colaboradores era extremamente lenta e custosa.

O novo colaborador, em qualquer empresa, independentemente do ramo de atuação, precisa aprender a regra de negócio do segmento, detalhes dos produtos e serviços que a empresa atua, além dos processos internos.

Na nossa empresa não era diferente. O problema é que todas essas informações estavam espalhadas em diversos formatos e lugares, inclusive dentro da cabeça de colaboradores mais antigos.

Quando uma nova pessoa começava, disponibilizávamos parte do que ela precisava aprender em materiais compilados, mas a grande maioria era passada por outro colaborador. As maiores desvantagens desse modelo eram:

A informação era passada sem um padrão. Cada colaborador tinha uma maneira de passar a informação. O DNA da empresa se perdia nessa falta de padronização;
Nossa regra de negócio e portfolio são muito extensos e o novo colaborador nunca recebia a informação completa. Isso comprometia a capacitação e, consequentemente, a atuação futura do colaborador;
Precisávamos tirar colaboradores do trabalho (custo) para ficar dias (ou semanas) treinando o novo colaborador;
A capacitação demorava muito tempo e o período de experiência nunca era suficiente para avaliar se o novo colaborador era realmente adequado para o cargo contratado.

Resolvemos estruturar o conhecimento da empresa para ser utilizado de forma correta, padronizada e na hora certa, sem dependência de pessoas!

Colocamos toda a inteligência da empresa em um repositório padrão, amigável e de fácil acesso, para ser consumido pelas pessoas quando elas precisarem.

Parece uma ação simples, mas não é. É extremamente poderosa.

Antes, além da dificuldade com a capacitação, a ausência de um profissional experiente também era suficiente para atrasar projetos e prejudicar atividades do dia a dia.

A empresa deve ser a responsável por fornecer as informações relevantes a seu time, e não o contrário.

A estruturação da Gestão do Conhecimento trouxe benefícios palpáveis para a empresa e colaboradores:

Padronização das atividades de todos os colaboradores com o DNA da empresa, o que gerou um grande aumento do nível de satisfação de nossos clientes;
Maior segurança de nossos colaboradores em realizar as atividades, pois agora eles possuem um local confiável para esclarecer quaisquer dúvidas. Isso contribuiu até para uma melhora no clima organizacional;
A capacitação hoje é feita totalmente através dos nossos materiais amigáveis e de fácil assimilação, evitando a necessidade de tirar pessoas de suas atividades para passar informação, o que diminuiu exponencialmente o custo das capacitações;
A capacitação hoje é feita totalmente através dos nossos materiais amigáveis e de fácil assimilação, evitando a necessidade de tirar pessoas de suas atividades para passar informação, o que diminuiu exponencialmente o custo das capacitações;
Atualmente, o período de experiência é mais do que suficiente para mensurar se o novo colaborador é adequado para o cargo, o que deixou as capacitações muito mais rápidas e menos custosas também;
Não temos mais dependências de pessoas, e os colaboradores podem faltar ou tirar férias que nenhuma atividade fica prejudicada.

Eu já disse em outro artigo que o sucesso de uma empresa, independentemente do seu porte ou ramo de atuação, está vinculado à prática de transformar seu conhecimento em resultados efetivos.

A SiplanControl-M conseguiu resultados efetivos e mensuráveis com a Gestão do conhecimento. Somos uma empresa muito mais eficiente após a sua implementação.

Autor: Priscila Werner

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