O modelo sugerido pela consultoria era lógico e analítico, além de atender os objetivos de acompanhamento do negócio. Sua execução, entretanto, era custosa e improdutiva conforme detalhamos abaixo:
Custos do Processo: O processo, como pode ser visto na imagem anterior, era oneroso, sujeito a erros e desvios devido as intervenções manuais de colaboradores e gestores. O resultado era um incontável número de problemas, indo da divergência de informações até estresse entre áreas e desmotivação dos gestores e equipes. Para consolidar os valores eram necessárias diversas horas de intervenção humana. Ao redor de 25% do tempo da liderança era gasta nesta consolidação, e o tempo demandado dos colaboradores também era “sugado” nesse processo quase que na mesma proporção. Ao invés de alcançar elevação de produtividade na produção de Software, nosso core business, perdíamos tempo preenchendo inúmeras planilhas.
Improdutivo: A definição de planos de ação para alcançar ou potencializar os objetivos estratégicos acabava não sendo alcançada e as reuniões mensais tornaram-se eventos de confrontação de números e discordâncias com os critérios utilizados para consolidação dos mesmos.
Frente a esse cenário de desperdício de recursos preciosos, algo tinha de ser feito. Para tal, uma equipe de jovens talentos foi alocada para analisar, propor e implementar uma solução. De forma bastante sumarizada, os seguintes passos foram executados:
1. Revisão do modelo conceitual inicialmente proposto pela consultoria;
2. Redesenho de processos para torná-los mais aderentes ao ME;
3. Criação e otimização permanente de indicadores de negócio e categorização de sua necessidade temporal de acompanhamento: em tempo real, semanal, mensal etc;
4. Adoção de cultura de formalização de eventos através dos ERP’s adotados pela empresa;
5. Alinhamento dos critérios de consolidação das informações entre as diversas áreas de forma a atender as necessidades estratégicas da organização;
6. Automatização para obtenção dos dados e informações sem a necessidade de intervenção humana;
7. Desenho de um modelo de Gestão à Vista, com as informações disponíveis em tempo real para todas as pessoas da empresa, de acordo com os níveis de permissão.
Isso permitiu implementar um processo mais enxuto e dinâmico, que tem ajudado a transformar a empresa em diversos aspectos que não são foco deste artigo, mas vale mencionar. Em conclusão, podemos afirmar com convicção que temos uma metodologia de gestão baseada em BI eficaz e efetiva, pois é usada por todas as áreas da empresa.
